Afspraken Internet en email op het werk moeten niet alleen gaan over problemen
content marketing specialisten
Aan de andere kant wordt ook algemeen erkend dat de werkgever een recht heeft om email en internetgebruik te controleren. Voorwaarde is dat de werkgever die controles uitvoert met een duidelijk doel. Bovendien moet de controlemaatregelen in een redelijke verhouding staan tot de belangen van de werknemer. Tot belangen van de werknemer kunnen behalve privacy ook vrijheid van meningsuiting of recht op bepaalde informatie worden gerekend.
Uit genoemd rapport kon je al de volgende adviezen of vuistregels afleiden:
Natuurlijk zijn er al verschillende incidenten in het nieuws gekomen. Uit de jurisprudentie die naar aanleiding van geschillen is ontstaan blijkt dat sancties van de werkgever (bijvoorbeeld ontslag) op email- of internetmisbruik door de rechter worden geaccepteerd als er duidelijke afspraken zijn gemaakt tussen werkgever en werknemer over gebruik van email en Internet. Daarin moet het door de werkgever aangepakte ge- of misbruik nadrukkelijk als onwenselijk en/of verboden zijn bestempeld en er moet ook uit blijken wat mogelijke sancties zijn. Ontbreken de afspraken dan kan het verschillende kanten opgaan en neigt de rechter er eerder naar de werknemer te beschermen.
Om te bevorderen dat afspraken tot stand komen hebben verschillende organisaties, zoals bvakbonden CNV en FNV Bondgenoten, model gedragscodes en voorbeeldprotocollen gemaakt. Het College Bescherming Persoonsgegevens kwam met een raamregeling voor email en Internetgebruik. Werkgevers kunnen deze als startpunt nemen voor duidelijke afspraken. Aanpassing aan de cultuur en gewoontes van de organisatie is wel heel belangrijk.
Het voorgaande heeft vooral betrekking op verboden gedrag van zowel werkgever als werknemer. Daarmee blijft nog een heel groot en belangrijk gebied buiten beschouwing. Email en internet worden steeds meer gebruikt om het dagelijkse werk te doen en dus hebben werkgever en werknemer belang bij efficiënt en plezierig gebruik van deze middelen.In de praktijk is het een goed idee meer te regelen tussen werkgever en werknemer over email internet en eigenlijk in het algemeen pc-gebruik.
Aan de negatieve kant is het belangrijk dat een werkgever aan de werknemer uitlegt wat zijn of haar invloed is op het ontvangen van spam en het onstaan van beveiligingsrisico's. Een goed contact en vaak ook educatie van gebruikers is minstens zo belangrijk als het nemen van technische maatregelen om problemen met spam of beveiliging te voorkomen.
Ook is er een groot belang om werknemers maximaal te laten profiteren van de voordelen en minimaal last te hebben van de mogelijke nadelen van email-, internet- en PCgebruik. Veel werknemers worden behoorlijk aan hun lot overgelaten als het gaat om het goed inzetten van deze middelen voor persoonlijke organisatie. De bemoeienis van de werkgever is heel vaak beperkt tot het verschaffen van hard- en software en misschien op z'n tijd een cursus. In de regel zijn er ook vooral ICT medewerkers mee bezig. Toch is het niet goed regelen van de persoonlijke organisatie rondom email, internet en pc een bron van stress en frustratie van veel werknemers en een enorme verliespost wegens onnodig efficiencyverlies.
Ook speelt email en internetgebruik in toenemende mate een rol bij het uitwisselen van kennis tussen werknemers. Ook op dit terrein is vaak veel te verbeteren.
Het is goed als de werkgever een beleid ontwikkelt voor gebruik van email en internet. Dat beleid begint als gezegd bij heldere afspraken die goed worden gecommuniceerd. Die afspraken moeten zich niet beperken tot wat de werknemer mag en niet mag en wat de werkgever wel en niet toestaat en controleert. Het is belangrijk dat ook positieve doelen worden geformuleerd. Daarmee bedoel ik dat het een goed idee is om *ook* duidelijk af te spreken:
Een werkgever doet zichzelf een groot plezier als niet alleen wordt gekeken naar de beperkingen maar als ook ruimte wordt gegeven aan mensen om uit te vinden wat goed werkt. De belangstelling en talenten voor email, internet en technologie zijn oneerlijk verdeeld en van veel factoren (waaronder soms leeftijd) afhankelijk. Met duidelijke positieve doelstellingen en stimulerend beleid kun je als werkgever bereiken dat mensen hun weg vinden en elkaar helpen. Als de grenzen ook vooraf duidelijk zijn is die vrijheid zelden een groot probleem.