Kennismanagement is het domein van boekhouders en ICTers. Die hebben een belangrijke rol maar dat is niet voldoende als er geen aandacht is voor de andere kant van kennismanagement. Mensen moeten ook kennis creëren en mensen moeten kennis die anderen willen delen ook gebruiken.

Onder kennismanagement wordt nu meestal maar de helft verstaan. Mensen willen graag vastleggen wat er is en soms is er ook focus op de processen die zorgen dat de kennis ook wordt verankerd. De mensen die dit graag willen zijn bang dat de kennis van de organisatie vluchtig is of niet zichtbaar op de balans. Dat zijn meestal type boekhouders en dat is (op zichzelf) niet beledigend bedoeld. Ze proberen kennis los te maken van personen en te verbinden met de organisatie.

Een belangrijk stuk van de andere helft van kennismanagement is juist dat mensen zich persoonlijk moeten verbinden met kennis. Ze moeten de kennis onderdeel maken van de toegevoegde waarde die ze leveren. Ze moeten ervoor kiezen de kennis toe te passen op hun werkterrein en daarmee hun bijdrage te leveren aan de waarde van de onderneming. Dat zijn twee stappen die beide niet kunnen gemist. Als het goed is houdt de eerste stap ook altijd de tweede in. Als iemand besluit iemand iets tot zijn werk te maken is het goed voor de onderneming. Dat veronderstelt weer dat iemand weet wat hem te doen staat om bij te dragen aan de onderneming. Zo vormt het management en hun beleid de brug tussen de twee soorten kennismanagement.

De houding die nodig is voor de ene helft, het vastleggen of documenteren en het verankeren van kennis, verschilt totaal van de houding die nodig is voor de andere helft.

Als je kennis wilt creëren en toepassen in je eigen omgeving, als je je baas wilt overtuigen dat het hoort bij je taak en iets toevoegt aan de onderneming is creativiteit en ondernemerschap nodig. Je moet kunnen overtuigen, je moet een toekomst kunnen visualiseren die anders en beter is dan het heden. Je moet het risico durven nemen en nieuw terrein betreden. Je plannen concurreren met anderen, intern en extern. Je moet willen winnen. Met het creëren van nieuwe dingen ben je ook vaak bezig oude dingen te vernietigen en schepen achter je te verbranden.

Als je al gecreëerde kennis wilt documenteren en verankeren ben je meer naar binnen gericht. Je wilt benutten en verbeteren wat al is bedacht en je bent gericht op het verbeteren van processen. Je kunt daarbij hulpmiddelen inroepen, zoals automatisering gericht op workflow, HRM en CRM software, een intranet en zo meer. Je kunt ook benchmarken om te zien of je't goed doet ten opzichte van anderen. Om deze kant van kennismanagement voor elkaar te krijgen moet je andere mensen vaak zo gek krijgen om bepaalde dingen te doen, om te structureren en regels te volgen. Je bent duidelijkheid en voorspelbaarheid aan het creëren, stap voor stap aan het verbeteren.

Om succesvol te zijn met kennis zijn beide kanten nodig. Overigens geldt dit tot op zekere hoogte ook voor een individu. Ook als individu moet je vaak een evenwicht zoeken tussen nieuwe kennis opdoen en de tijd nemen om al opgedane kennis te exploiteren.

Automatiseerders zijn van nature meer geneigd de boekhouders te bedienen. Waar automatisering op een creatieve manier wordt ingezet, veelal in communicatieve en sociale projecten, gaan mensen vaak met automatiseringsideeën aan de haal, zonder dat je als automatiseerder precies weet waar het heen gaat.

Ondernemers en managers moeten afhankelijk van de levensfase van de onderneming een evenwicht nastreven tussen beide kanten van kennismanagement (en kenniscreatie). Dat vergt betrokkenheid en visie en in deze tijden moeten die zich ook richten op het inzetten van technologie om beide kanten te faciliteren. Je wilt je niet afhanekijk maken van een automatiseringsafdeling, die overigens historisch meestal wordt aangestuurd op het hoogste niveau door de financiële man. Bovendien zijn het managers die moeten zorgen dat duidelijk is waar de onderneming voor staat en hoe personen kunnen bijdragen aan de organisatiedoelen.

Ik sluit af met drie stellingen die alles te maken hebben met het voorgaande:

• Kennis is waardeloos als het niet persoonlijk is
• Kennis is waardeloos als het niet wordt toegepast
• Kennis is waardeloos als de toepassing ervan geen waarde toevoegt aan de organisatie
• Verschillende ideeën over wat kennismanagement moet inhouden zijn geen probleem als iedereen weet hoe hij of zij kan bijdragen aan de doelen van de organisatie