Omdat de effecten van grootschalig emailgebruik op de werkplek nu beginnen door te dringen lees je meer en meer over dit onderwerp. Salon komt deze week met een aardig artikel met smeuïge (Amerikaanse) voorbeelden. In de email nieuwsbrief van Double Benefit werd er onlangs ook al aandacht besteed (daar ook weer diverse links op dit terrein).

The Complete Idiot's Guide® to Office Politics besteedt in een hoofdstuk over bedrijfsroddel ook uitgebreid aandacht aan de rol van email, dat daarin wordt herkend als een van de beste bronnen om roddel te verspreiden of vernemen. In een van de recent verschenen boeken over zakelijk gebruik van email (e-mail @ work van Jonathan Whelan) wordt uitgebreid aandacht besteed aan bedrijfsrisico's van email maar de problematiek van interne politiek wordt hierin nauwelijks geadresseerd. Dit boek beperkt zich tot de juridische risico's (die overigens niet gering zijn). In de op zich goede aanbevelingen voor een corporate email policy komt het probleem van oorlogsvoeren per email niet voor.

5 tips en aandachtspunten op dit terrein uit verschillende van de genoemde bronnen en eigen praktijk:

• De snelheid van email is een van de grootste gevaren. Gevoelige problemen vragen om bezinning voor het versturen. Als dat er niet van was gekomen komt enig begrip van en voor de wat al te spontane kant van email aan ontvangerszijde van pas.
• Net als bij Sinterklaasgedichten is er vaak groot verschil tussen hoe de verzender het had bedoeld en hoe het bij de ontvanger 'klinkt'. Niet voor niets zijn er middelen als 'emoticons' ontstaan, kleine symbooltjes samengesteld uit leestekens die toelichten of iets grappig, treurig of hoe dan ook is bedoeld.
• Er zijn enorme verschillen in beleving van email. De oud-hippies (nu meestal zakenmensen) van de beroemde online community 'The Well' vonden email en chat geschikt om de meest diepe menselijke emoties uit te wisselen. Andere mensen (vaak: mensen die minder intensief email gebruiken) vinden email volstrekt ongeschikt voor diepgaande communicatie.
• Gebruik van het BCC veld (een kopie sturen zonder dat de primaire ontvanger dat ziet) en doorsturen zijn gevaarlijke en vaak onderschatte wapens. Hou er bij ontvangen van een email rekening mee dat er meer mensen op de hoogte zijn van wat je leest. Digitale info 'lekt' in het algemeen ook sneller en makkelijker dan papieren memo's. En dan zijn er naast bewust lekken ook nog reële risico's van hackers en digitale bedrijfsspionage.
• Zakelijk en privégebruik van email lopen bij mensen vaak volstrekt door elkaar met alle mogelijke misverstanden van dien.

Afspraken en handleidingen voor zakelijk emailgebruik, opleidingen, 'templates' en voorbeeldgedrag door sleutelspelers in de organisatie zijn wat goede mogelijkheden om zakelijk emailgebruik te sturen. Uiteraard is er ook al een keur aan technologie om te controleren maar dat is wel een gevoelig terrein dat ook weer om expliciete communicatie vraagt.